Beberapa
jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya
dalam file agar informasi dapat dilihat atau dipanggil kembali jika diperlukan.
Perusahaan asuransi dan bank merupakan contohnya. Pada mulanya, perusahaan ini
mengurus filenya pada kertas, namun lama-kelamaan ruangnya tidak cukup
menampung semua kertas yang ada. Cara mengatasinya adalah dengan menyimpan
tampilan (image) dokumen tersebut dari pada harus menyimpan bentuk dokumennya.
Aplikasi OA yang melakukan hal ini disebut image
storage and retrieval. Untuk
mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan microfilm.
Dokumen kertas satu ruangan penuh dapat disimpan dalam
sedikit gulungan atau lembaran yang dapat dimasukkan dalam laci meja, sehingga
sangat hemat ruangan. Alat untuk mencetak microfilm disebut Computer Output
Microform (COM) device. Untuk menampilkan dokumen digunakan microfilm viewer.
Untuk menghasilkan salinan kertas ukuran penuh digunakan microfilm printer.
Microfilm
Microfilm adalah alat yang digunakan untuk memperkecil
bentuk fisik arsip sampai ukuran 8 atau 16 mm yang bertujuan untuk mnghemat ruangan
dan mengawetkan arsip. Microfilm yang digunakan untuk arsip biasanya microfilm
berupa roll (microform) dengan ukuran film 35 mm dan berupa lembaran
(microfiche) dengan ukuran film 16 mm.
Bentuk-bentuk microfilm
a.
Microfilm Roll
Microfilm
ini berbentuk roll film yang panjangnya 100 feet (3048 cm) microfilm ini
terdiri atas 2 jenis, yaitu :
1. Roll film yang berukuran 16 mm x 100
feet : Digunakan untuk memicrofilmkan arsip-arsip pada umunya (A – A3). Satu
roll dapat memuat 2.400 lembar arsip ukuran A atau
2. Roll film ukuran 35 mm x 100 feet : Digunakan untuk memicrofilmkan
gambar-gambar teknik, peta, surat kabar, dan lain-lain yang berukuran lebih
besar (A2 hingga A0). Satu roll dapat memuat 500 lembar halaman koran atau
gambar teknik.
b.
Microfilm Jacket
Microfilm
ini berupa strip yang berisi 12 frame, yang dimasukan kedalam kantong plastik
(jacket) ukuran 4 x 6 inci yang dapat memuat sekitar lima jalur atau 12 x 5 =
60 arsip.
c.
Microfiche
Microfilm
ini berupa lembaran 4 x 6 inci.
d.
Microfilm Aperture Card
Microfilm
ini berupa lembaran film yang berukuran 35 mm. Tiap lembar film berukuran 3 x 4
cm yang ditempelkan pada lembaran seperti kartu komputer dengan 80 karakter.
e.
Microfilm Cartrige
Microfilm
ini berupa roll film tetapi berada dalam cartridge (kotak) dengan film ukuran
16 mm x 100 feet pada bagian atas dan bawah, tiap gambar menggunakan
blip untuk mempermudah pencarian kembali dokumen.
Macam – macam peralatan Microfilm
Dalam proses pembuatan microfilm diperlukan alat atau mesin
yang mempunyai fungsi masing-masing, alat tersebut antara lain :
a.
Camera
Camera
berfungsi untuk memotret atau mengambil gambar arsip pada suatu film.
b.
Processor
Processor
berfungsi untuk memproses atau mencuci film-film yang sudah berisi arsip
sebagai hasil kerja kamera.
c.
Duplicator
Duplicator
berfungsi untuk menggandakan atau membuat copy film.
d.
Reader
Reader
berfungsi untuk membaca microfilm melalui layar monitor seperti layar televisi.
e.
Reader printer
Reader
printer berfungsi sebagai alat untuk mencetak kembali microfilm.
Cara perekaman mikrofilm
Untuk memperoleh mutu gambar yang baik dan tahan lama serta
merancang sistem pencarian kembali (retrieval) yang cepat, hendaknya di
perhatikan 3 hal sebagai berikut :
a.
Jenis film disesuaikan dengan ukuran
Ada 3 jenis film dalam pembutan
mikrofilm,yaitu:
1. Film silver halide (microfilm silver
halide). Jenis film ini mempunyai daya tahan yang baik, sehingga digunakan
untuk rekaman mikrofilm asli dan duplikat untuk keperluam distibusi dan
keamanan.
2. Film diazo (microfilm diazo). Jenis
film ini banyak dipergunakan sebagai film cetak atau duplikat dengan daya tahan
50 tahun.
3. Film vecicual. Jenis film ini
merupakan film yang paling murah dan memiliki daya tahan yang paling rendah
dibandingkan dengan jenis film diazo dan film silver halide. Film ini biasa
digunakan untuk duplikator harian.
b.
Cara pemotretan
Cara
memotret memegang peranan yang sangat penting dalam menghasilkan rekaman
mikrofilm yang baik. Berikut ini 3 pedoman dasar untuk melakukan pemotretan.
1. Periksalah lensa kamera agar selalu
bersih dan tidak berjamur.
2. Perhatikan warna setiap kertas dan
tulisan yang ada agar memperoleh gambar yang jelas.
3. Siapkan lembaran-lembaran kertas
yang dituliskan.
- START
- DAFTAR ISI
- CONTINUE TO
- THE END
c.
Pemrosesan film
Sebelum
pemrosesan film, hendaknya memerhatikan hal-hal sebagai berikut.
1. Bahan kimia (fixer dan developer)
dan air pencucui film yang telah seminggu lamanya dipakai, sebaiknya dibuang
saja. Sebab, bahan kimia dan air pencuci tersebut akan menghasilkan gambar
mikro yang bermutu rendah apabila digunakan kembali.
2. Perhatikan temperatur yang ditujukan
pada alat pengontrol temperatur.
Pemeliharaan mikrofilm
Ada beberapa cara yang dapat dilakukan untuk memelihara
mikrofilm, antara lain sebagai berikut.
a. Hindari penyimpanan pada ruangan
udara yang lembab..
b. Hindari pemegangan secara langsung.
c. Hindari sinar matahari secara
langsung.
Cara
pnyimpanan tampilan microfilm tidaklah terlalu sulit, namun pemanggilannya
kembali agak lambat. Cara pemanggilan kembali (retrieval) yang terbaik adalah
dengan cara memasukkan tempat atau lokasi tiap tampilan microfilm tersebut ke
dalam computer. Record pada computer berisi atau ditulisi key (kunci), misalnya
nomer pesanan penjualan, bersama-sama dengan kumparan microfilm dan nomer
kerangkanya. Kemudian, jika seseorang ingin melihat Sales Order 13275.
Misalnya, key tersebut dimasukkan ke dalam computer dan layar akan menunjukkan
bahwa tampilan tersebut berada pada Reel 212, Frame 98. Cherry Picker
(pemanggil tampilan) bertugas memanggil reel (kumparan) lalu menampilkannya
pada layar dan mungkin ia akan membuat kopinya. Walaupun hal ini merupakan cara
tercepat untuk memanggil record microfilm, namun ia tetap menghabiskan waktu.
Sumber
:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar